Comment utiliser OneNote Guide du débutant

Parmi les nombreuses choses pour lesquelles nous utilisons nos ordinateurs, beaucoup nous obligent à travailler avec une gamme diversifiée d'informations numériques, allant des notes aux coupures audio, en passant par les pages Web enregistrées. Et le plus souvent, organiser ce barrage de contenu peut (et devient) un peu fastidieux.

C'est là que les applications de prise de notes, telles que l'extrêmement impressionnant Microsoft OneNote, entrer en jeu. Tu veux en savoir plus? Lisez la suite pour découvrir comment utiliser OneNote et voir comment il peut vous aider à mieux gérer votre flux de travail numérique.

Qu'est-ce que OneNote? Et pourquoi vous devriez l'utiliser?

Dans les termes les plus élémentaires, OneNote peut être simplement appelé une application de prise de notes numérique. Mais cette définition ne lui rend guère justice, compte tenu de la gamme complète de fonctionnalités puissantes qu'elle utilise.. Une note vous aide à rassembler à peu près tout type d'informations numériques (par exemple, du texte, des images, des fichiers, des clips audio et vidéo, des dessins, des pages Web enregistrées), et à les gérer et à les organiser efficacement. Non seulement cela, OneNote vous permet de partager et de collaborer sur le contenu avec d'autres, ce qui en fait un outil de productivité vital.

Donc, que vous soyez un étudiant qui cherche à prendre de meilleures notes en classe, ou un auteur à la recherche d'idées concernant votre prochain roman / colonne, ou à peu près n'importe qui qui a beaucoup d'informations numériques à traiter, vous devriez utiliser OneNote..

Noter: Bien que OneNote soit disponible sur une variété de plates-formes, l'application de bureau est sans doute la plus riche en fonctionnalités. Pour cette raison, cet article est basé sur la version de bureau de OneNote elle-même.

Structure basique

Il y a beaucoup de choses qui font de OneNote probablement le logiciel de prise de notes le plus riche en fonctionnalités. Et l'un d'eux est qu'il est calqué sur un cahier physique réel, ou plus approprié, une collection de cahiers.

C'est exact! OneNote est fondamentalement divisé en composants principaux, appelés Des cahiers, et chaque ordinateur portable se compose en outre de Sections. À leur tour, ces sections ont plusieurs Des pages.

• Les pages individuelles d'une section sont accessibles via la liste des pages verticales à droite, tandis qu'une section est accessible en cliquant sur son onglet horizontal.
• Un clic droit sur une page ou une liste de sections permet d'accéder à des options supplémentaires pertinentes (par exemple, déplacer ou copier le contenu d'une page, fusionner différentes sections) via les menus contextuels.
• La barre de recherche sur la droite vous permet de trouver à peu près n'importe quelle information dans vos notes en quelques secondes, affichant les résultats en temps réel.

Pour une meilleure compréhension, jetez un œil à la capture d'écran ci-dessous, illustrant comment OneNote peut aider un étudiant à mieux gérer les questions d'examen importantes..

Dans ce cas, un cahier nommé Questions d'étude de l'examen finala été créé, avec des sections codées par couleur pour différents sujets (Physique, chimie et mathématiques). Enfin, chaque section a plusieurs pages, et chaque page a des questions et réponses d'un chapitre spécifique (par exemple. L'électricité et ses effets) de la section (sujet) actuellement sélectionnée.

Premiers pas avec OneNote

Créer des notes

Pratiquement tous les types d'informations numériques peuvent être ajoutés aux blocs-notes et aux pages de OneNote, et de toutes les manières imaginables. Vous pouvez directement copier et coller du texte, des images, etc. (avec ou sans formatage) de n'importe où, tout insérer, des fichiers aux coupures d'écran en passant par les clips audio / vidéo enregistrés, et même dessiner / écrire à main levée. Pour commencer, créez simplement un bloc-notes (ou utilisez la valeur par défaut, avec votre nom), accédez à l'une des sections / pages et cliquez pour commencer à taper. Ou mieux encore, copiez et collez à peu près n'importe quoi. C'est aussi simple que ça!

En plus de cela, OneNote a également des dizaines de modèles de type d'information (Listes de tâches, adresses, numéros de téléphone etc.), qui peuvent être ajoutés directement via le Insérer onglet du menu Ruban. Il convient de noter ici que vous pouvez ajouter les informations à peu près n'importe où dans une section / page, qui agit comme un canevas vierge illimité, donc il n'y a pas de mise en page fixe. (Reportez-vous à la capture d'écran ci-dessus). Cela signifie également que vous êtes libre d'organiser le contenu ajouté sur une page comme bon vous semble.

Partage et collaboration

Une collaboration efficace est essentielle au flux de travail de toute organisation, que vous travailliez sur de petits rapports ou que vous gériez de grands projets. C'est la raison pour laquelle OneNote est livré avec des fonctionnalités de partage solides comme le roc, permettant ainsi à plusieurs personnes de travailler sur des notes en temps réel. Pour accéder aux options de partage et de collaboration, rendez-vous simplement sur Fichier> Partager. Ici, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à collaborer sur vos notes, soit par e-mail, soit via des URL de partage uniques. En tant que propriétaire de la ou des notes partagées, vous pouvez également attribuer des autorisations de visualisation / modification aux autres utilisateurs, et même activer / désactiver les liens de partage en un seul clic.

Enregistrement et synchronisation des notes

OneNote enregistre régulièrement votre travail automatiquement, chaque fois qu'il y a des modifications, en le synchronisant avec le compte Microsoft (à condition que la connectivité réseau soit là) avec lequel vous êtes connecté. De cette façon, tous vos blocs-notes OneNote restent sains et saufs dans votre stockage cloud OneDrive, grâce à l'intégration de OneNote avec le même. Vous n'avez donc pas besoin d'enregistrer manuellement vos notes de temps en temps. Mais juste au cas où vous souhaiteriez lancer la synchronisation manuellement, vous pouvez toujours le faire en accédant au Fichier> Info option, et en cliquant sur le Afficher l'état de la synchronisation bouton.

Autres caractéristiques remarquables

Alors maintenant, vous savez, OneNote est une application de prise de notes bestiale, regorgeant de puissantes prouesses de collecte de contenu et de collaboration. Mais ce n'est pas tout. En fait, il existe des tonnes d'autres friandises incroyablement utiles emballées sur toute sa longueur et sa largeur. En voici quelques-uns:

Sections du bloc-notes de protection par mot de passe

OneNote permet de verrouiller des sections individuelles d'un bloc-notes par un mot de passe spécifié par l'utilisateur. Cela peut être extrêmement pratique dans les situations où vous devez partager / collaborer sur un bloc-notes avec d'autres utilisateurs, mais ne voulez pas qu'ils accèdent à certains contenus qu'il contient. Faire cela, clic droit sur l'onglet nom de la section que vous souhaitez protéger par mot de passe, et cliquez sur le Protéger cette section par mot de passe option.

Convertir des expressions écrites à la main en texte

Grâce à ses solides capacités de reconnaissance de l'écriture manuscrite, vous pouvez facilement convertir les entrées saisies via des appareils tels que des stylets / stylets numériseurs en texte tapé, si vous préférez ce dernier. De plus, cela fonctionne aussi bien pour le contenu textuel que pour les expressions mathématiques. Cliquez simplement sur le Dessiner onglet sur le Menu ruban, accéder au Encre au texte et De l'encre aux mathématiques options, et voyez la magie.

Créer des notes rapides et les épingler sur le bureau

Vous voulez noter rapidement quelque chose, mais vous ne voulez pas vous soucier de l'ouverture de OneNote? Vous n'êtes pas obligé. Frappez simplement Touche Windows + N, et une fenêtre pop-up avec une interface utilisateur simplifiée vous permettra de composer une note rapide en un tournemain (Le Envoyer à OneNote l'outil doit être en cours d'exécution dans la barre d'état système pour que cela fonctionne). Si vous souhaitez une personnalisation, vous pouvez le faire à l'aide de la mini-barre d'outils. Mais la meilleure chose à faire est que vous pouvez épingler des notes rapides sur votre bureau, afin qu'elles soient toujours visibles, un peu comme des notes autocollantes. Toutes les notes rapides peuvent être trouvées sous leur section homonyme, où elles sont enregistrées.

Envoyer des notes par e-mail directement à votre OneNote

Une fonctionnalité extrêmement utile, introduite dans la dernière version de OneNote 2016, vous permet d'enregistrer le contenu envoyé par e-mail à partir de votre adresse e-mail configurée directement dans l'un de vos blocs-notes prédéfinis. Pour ce faire, vous devez d'abord configurer une adresse e-mail dans les paramètres en ligne de OneNote. Normalement, il s'agit de l'e-mail associé au compte Microsoft que vous utilisez pour vous connecter à OneNote, mais vous pouvez également utiliser n'importe quelle autre adresse e-mail. Une fois que cela est fait, tout contenu envoyé depuis l'adresse e-mail configurée vers [email protected]serait automatiquement enregistré dans le bloc-notes OneNote que vous avez spécifié. En savoir plus ici.

Enregistrer le contenu Web à l'aide de l'extension / du signet Clipper

Il arrive souvent que vous tombiez sur un article de blog intéressant, ou même une page Web entière en ligne, et que vous vouliez l'enregistrer pour référence ultérieure. Avec l'extension OneNote Web Clipper (pour Chrome) et le bookmarklet (pour Internet Explorer), faites-le une promenade dans le parc. Une fois que vous les avez installés et que vous vous êtes connecté à eux à l'aide du compte Microsoft associé à votre compte OneNote, tout est une question d'un ou deux clics. Dirigez-vous vers la page Web que vous souhaitez enregistrer dans OneNote, puis cliquez sur l'extension / le signet. La page Web sera instantanément enregistrée dans le Notes rapidessection. Le clipper vous permet même d'enregistrer des régions sélectionnées sur une page Web et de nettoyer des articles en supprimant des images supplémentaires, etc..

Annoter des pages Web dans Microsoft Edge et les enregistrer dans OneNote

Vous bercez le dernier et le meilleur de Windows 10? Il y a de fortes chances que vous utilisiez également (même sporadiquement) le tout nouveau navigateur Web, Microsoft Edge, qui l'accompagne. Si tel est le cas, vous allez aimer encore plus OneNote. C'est parce que Microsoft Edge vous permet d'annoter des pages Web avec stylo et surligneur intégrésoutils, qui peuvent ensuite être enregistrés dans OneNote en un seul clic. Vous pouvez même découper des régions sélectionnées sur des pages Web et y entrer des notes tapées n'importe où avant de les enregistrer dans OneNote.

Étendez encore plus les fonctionnalités de OneNote grâce aux plugins

De toute évidence, OneNote est doté de tout un tas de fonctionnalités impressionnantes. Mais même si cela ne suffit pas, vous pouvez le rendre un peu plus génial en le suralimentant avec des plug-ins / add-ons vraiment cool. L'un d'eux est Onetastic, un plug-in gratuit qui ajoute une tonne de fonctionnalités, telles que des macros, une vue du calendrier et bien plus encore à OneNote. Et si cela ne vous dérange pas de dépenser un peu de moolah, vous pouvez également consulter la collection OneNote Gem de plug-ins payants. Vous en voulez encore plus? Jetez un œil à certaines des applications OneNote présentées. Bien qu'il ne s'agisse techniquement pas de plug-ins, ils peuvent s'intégrer à OneNote et le rendre encore plus génial, de plusieurs manières..

Naviguez mieux à l'aide des raccourcis clavier

Vous allez adorer la gamme époustouflante de raccourcis clavier fournis par OneNote. À peu près tout, de la création de notes à l'application de balises, peut être effectué en quelques touches. Certains des raccourcis clavier importants sont répertoriés ci-dessous:

• Ctrl + Maj + M - Ouvrez une petite fenêtre OneNote pour créer une note latérale.
• Maj + F10 - Affichez le menu contextuel de toute note, onglet ou tout autre objet actuellement actif.
• Alt + N, F - Insérer un document ou un fichier sur la page actuelle.
• Alt + = - Démarrez une équation mathématique ou convertissez le texte sélectionné en équation mathématique.
• Ctrl + 0 - Supprimer toutes les étiquettes de note des notes sélectionnées.

Et il y en a beaucoup plus. Consultez la liste complète des raccourcis clavier OneNote 2016.

Créez des notes liées pour une navigation plus facile

Normalement, tous les éditeurs de texte modernes vous permettent de lier un mot, une phrase, etc. à des éléments tels que des URL et des adresses e-mail. Cependant, OneNote va encore plus loin en vous permettant de créer quelque chose appelé Notes liées. Essentiellement, cela signifie que vous pouvez ajouter n'importe quel texte dans la page d'un bloc-notes, puis le lier à une autre page ou section dans le même bloc-notes ou dans un tout autre bloc-notes. Cela rend la navigation parmi différents sous-éléments OneNote un jeu d'enfant, et presque comme une expérience de navigation Web. Pour faire ça, sélectionnez le bloc de texte lier, clic droit dessus et choisissez le lienoption. Vous pouvez maintenant spécifier la page, la section, le cahier, etc. à lier à ce texte. N'est-ce pas incroyable?

Disponibilité de la plateforme

Aussi incroyable que soit le plein de fonctionnalités d'amélioration de la productivité de OneNote, il ne sera pas d'une grande utilité si vous ne pouvez pas créer / accéder à des notes de n'importe où. Heureusement, l'impressionnante disponibilité multiplateforme de OneNote vous permet d'être plus productif au travail à tout moment et en tout lieu, que vous soyez sur votre ordinateur, votre smartphone ou même sur le Web..

Disponibilité: Windows, Mac (bureau); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (mobile); Web Clipper, Chromebook (plates-formes Web et autres).

VOIR AUSSI: Top 10 des meilleures alternatives Evernote

Conclusion

Avec le flux incessant de contenus numériques diversifiés auxquels nous devons faire face presque quotidiennement, il n'est pas toujours facile de gérer et d'organiser soigneusement toutes ces pages Web, enregistrements audio, images de projets, etc. Mais grâce à Microsoft OneNote et à ses incroyables prouesses en matière de prise de notes et de gestion, vous n'êtes pas vraiment obligé de le faire. Et maintenant, vous savez, commencer avec ce n'est pas vraiment si difficile. Alors essayez-le et voyez comment les choses se passent pour vous. Connaissez-vous d'autres outils d'amélioration de la productivité similaires à OneNote? N'oubliez pas de les mentionner dans les commentaires ci-dessous.