11 fonctionnalités exceptionnelles d'Outlook 2016 à connaître

Outlook, que vous l'aimiez ou que vous le détestiez, est le client de messagerie et de productivité standard dans le monde de l'entreprise. Une grande partie du temps de tout voyageur de bureau est passée devant cet outil par excellence. Cependant, malgré sa popularité et le nombre d'heures passées à l'utiliser, peu de gens connaissent ses fonctionnalités avancées et encore moins l'utilisent à son plein potentiel..

Donc, aujourd'hui, nous allons explorer certaines des fonctionnalités exceptionnelles d'Outlook 2016. Commençons:

1. Envoyer un e-mail à partir d'alias Outlook.com

Souvent, nous devons utiliser différentes adresses e-mail à des fins différentes - par exemple, vous pourriez vouloir [email protected] adresse, une adresse de travail pré[email protected], et peut-être un [email protected] que vous souhaitez utiliser pour vous inscrire à des newsletters et à des sites marketing. La plupart des gens créent et gèrent un compte différent pour chaque adresse.

Au lieu de faire cela, vous pouvez utiliser Outlook pour créer et gérer différents alias. Avoir un alias vous permet de gérer différentes adresses e-mail en utilisant le même compte, et les e-mails envoyés à l'une de vos adresses arriveront dans la même boîte de réception. Voici comment les configurer:

Accédez à Outlook Web App et connectez-vous à l'aide de votre compte Office 365. Accédez ensuite au site Web du compte Microsoft et cliquez sur "Votre info»Sur la barre du haut. Maintenant, cliquez sur "Gérez la façon dont vous vous connectez à Microsoft. Vous serez probablement invité à entrer votre mot de passe.

Ici, vous pouvez ajouter et gérer vos alias. Pour créer un nouvel alias, cliquez sur "Ajouter un e-mail".

À présent entrez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser comme alias. Vous pouvez en créer une nouvelle ou utiliser une adresse existante.

Vous verrez maintenant l'alias que vous venez d'ajouter et choisissez d'en faire votre primaire alias, ou supprimez-le si vous n'en avez plus besoin.

Désormais, tous les e-mails envoyés à l'adresse alias arriveront dans votre boîte de réception principale. Pour envoyer un e-mail à partir de l'adresse nouvellement créée, cliquez simplement sur le bouton De bouton lors de la rédaction d'un message et sélectionnez l'adresse souhaitée.

2. Planifier des réunions

Outlook facilite la planification de réunions avec d'autres personnes. Pour ce faire, il vous suffit d'aller dans le calendrier, de cliquer sur le bouton Domicile onglet, puis sélectionnez "Nouvelle réunion".

Ici, vous pouvez spécifier les participants, le jour, l'heure, les rappels et d'autres options pour la réunion.

Si vous souhaitez en faire une réunion récurrente, cliquez sur le bouton Récurrence bouton dans le Options section en haut, où vous verrez diverses options pour une programmation régulière.

Une fois que le destinataire a accepté l'invitation, vous recevrez une confirmation pour la même.

 Vous recevrez également une notification à l'heure de la réunion.

3. Réponses automatiques

Si vous partez en voyage d'affaires ou en vacances, vous pouvez configurer Outlook pour envoyer des réponses automatiques à chaque e-mail que vous recevez. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à "Déposer"Et cliquez sur"Réponses automatiques".

Ici tu peux spécifier la plage de dates et le message de réponse automatique.

Si vous souhaitez un contrôle plus précis des règles, vous pouvez cliquer sur le bouton "Des règles"bouton en bas à gauche.

4. Utilisez Google Drive comme stockage cloud dans Outlook

Si vous utilisez Google Drive comme fournisseur de stockage dans le cloud, vous pouvez l'intégrer dans MS Office (y compris Outlook) pour ouvrir des documents directement à partir de Drive et y enregistrer, sans quitter vos programmes Office..

Téléchargez simplement le plug-in Google Drive pour Office, installez le plug-in et la prochaine fois que vous ouvrirez Outlook, vous pourrez joindre des fichiers directement à partir de Drive en utilisant le bouton dédié.

Vous pouvez aussi enregistrer toutes les pièces jointes que vous recevez directement dans Drive.

Noter: Le plug-in Google Drive pour Office ne fonctionne que sous Windows. Office pour Mac n'est actuellement pas pris en charge.

5. Obtenir la livraison et lire les reçus

Si vous souhaitez recevoir une notification concernant la livraison et / ou la lecture de votre e-mail, vous pouvez demander une livraison et lire un accusé de réception. Pour activer cela, cliquez sur le Options tab lors de la rédaction d'un message et cochez les cases suivantes:

Vous pouvez aussi activer le suivi pour chaque message vous envoyez. Pour ce faire, allez à  Déposer > Options > Poster. Faites défiler vers le bas Suivi section, et cochez la case Accusé de réception confirmant que le message a été remis au serveur de messagerie du destinataire ou alors Lire le reçu confirmant que le destinataire a vu le message cases à cocher.

Veuillez noter que le destinataire du message peut refuser d'envoyer une confirmation de lecture. En outre, le programme de messagerie du destinataire peut ne pas prendre en charge les confirmations de lecture.

6. Ajouter des boutons de vote aux e-mails

Si vous souhaitez obtenir un consensus de votre équipe sur un sujet, vous pouvez créer un sondage dans Outlook. Lors de la rédaction d'un nouveau courrier, accédez à la Options onglet, et cliquez sur "Utiliser les boutons de vote".

Vous pouvez utiliser le modèle Boutons Oui / Non, ou créez les vôtres en cliquant sur Personnalisé, où vous pouvez également choisir des options telles que l'importance, les reçus de lecture / livraison et l'heure d'expiration.

7. Retarder ou planifier l'envoi d'e-mails

Parfois, vous devrez peut-être retarder l'envoi d'un message. Par exemple, il peut être presque l'heure de fermeture et vous voulez que votre message soit livré le lendemain matin pendant les heures de travail. Pour ce faire, vous pouvez planifier votre message. Voici comment:

Lors de la rédaction d'un e-mail, accédez à la Options onglet et cliquez sur "Retard de livraison".

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sous Options de livraison, cochez le "Ne pas livrer avant"Et entrez la date et l'heure.

Fermez maintenant la boîte de dialogue et appuyez sur Envoyer. Votre e-mail sera envoyé à l'heure que vous avez indiquée.

Noter: Cette fonctionnalité fonctionne de manière transparente sur un compte Microsoft Exchange. Si vous utilisez un compte POP3 ou IMAP, Outlook doit rester ouvert jusqu'à ce que le message soit envoyé.

8. Gérer le courrier et le calendrier d'une autre personne

Lorsque vous travaillez en équipe, il est impératif de coordonner et de travailler ensemble sur certaines tâches courantes. À cette fin, vous souhaiterez peut-être conserver un dossier séparé pour ces tâches et le partager avec les membres de votre équipe. Eh bien, voici comment le faire sur Outlook 2016.

Aller à la Déposer languette. Cliquer sur "Paramètres du compte"Et sélectionnez"Accès délégué ».

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur «Ajouter", Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder l'autorisation, puis cliquez sur d'accord.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous pouvez sélectionner diverses autorisations que vous pouvez accorder à cet utilisateur.

Une fois que vous avez terminé, l'autre utilisateur sera informé des nouvelles autorisations qui lui sont accordées. Ce ne sont que les bases de la fonction de partage. Pour un aperçu et des instructions plus complets, reportez-vous à la documentation officielle.

9. Utiliser des règles pour gérer les e-mails

Une règle est une action qui s'exécute automatiquement sur les e-mails entrants ou sortants. Par exemple, vous pouvez déplacer tous les e-mails de votre superviseur vers un autre dossier, déplacer tous les e-mails du service marketing vers le dossier «Urgent» ou supprimer tous les e-mails avec «Acheter maintenant» dans le sujet. Au lieu de faire ces tâches encore et encore, vous pouvez configurer des règles pour automatiser eux. Vous pouvez choisir parmi les différents modèles de règles ou partir d'une règle vide.

10. Accélérez les tâches répétitives avec des étapes rapides

Il y a souvent des tâches qui doivent être effectuées plusieurs fois par jour. Peut-être que vous transférez régulièrement des e-mails à votre superviseur ou souhaitez déplacer certains e-mails vers un certain dossier. Bien sûr, vous pouvez utiliser des règles pour automatiser le processus, mais cela appliquera les règles à tous les e-mails qui correspondent aux critères, alors que vous souhaiterez peut-être ne les appliquer qu'à certains e-mails. Ainsi, une approche plus manuelle est nécessaire, et c'est là que Étapes rapides Entrez.

Aller à la Domicile onglet dans Outlook. Vous verrez ce qui suit section pour les étapes rapides:

Comme vous pouvez le voir, certaines étapes rapides sont préconfigurées pour l'utilisation. Par exemple, sélectionnez un e-mail dans votre boîte de réception et cliquez sur le Au directeur dans la section Étapes rapides. Vous verrez quelque chose comme ceci:

Ici tu peux configurer l'étape rapide en question - changez le nom, ajoutez des adresses e-mail à transférer ou ajoutez encore plus d'actions au bouton en cliquant sur Options en bas à gauche.

Dans la capture d'écran ci-dessus, j'ai ajouté l'adresse e-mail de mon responsable, ajouté une action en utilisant le Ajouter une action bouton, a demandé à Outlook de déplacer le message vers le dossier «Transféré au gestionnaire», a ajouté une touche de raccourci et modifié le texte de l'info-bulle.

Vous pouvez modifier les étapes rapides existantes comme nous l'avons fait dans l'exemple ci-dessus, ou ajouter les vôtres en cliquant sur le bouton Créer un nouveau bouton dans le Étapes rapides barre d'outils:

11. Raccourcis clavier et autres astuces diverses

Outlook offre une foule d'autres fonctionnalités plus petites mais utiles telles que les thèmes, la transformation des messages électroniques en réunions et les favoris de tous les utilisateurs avancés: Raccourcis clavier. Par exemple, vous pouvez appuyer sur Ctrl + W pour composer un nouvel e-mail, Ctrl + E pour rechercher et plus encore. Pour découvrir divers raccourcis clavier Outlook, consultez le livre électronique officiel Outlook 2016 Trucs et astuces de Microsoft.

VOIR AUSSI: 12 meilleurs outils Gmail pour améliorer votre expérience de messagerie

Comme ces superbes fonctionnalités et astuces Outlook 2016?

Nous espérons que vous avez appris certaines fonctionnalités avancées d'Outlook 2016. Aussi utile que soit l'utilisation de votre client de messagerie à son plein potentiel, il y a d'autres choses à garder à l'esprit lors de l'utilisation du courrier électronique, alors assurez-vous de consulter notre article sur l'étiquette de base des courriers électroniques que tout le monde devrait suivre. Dans le monde numérique toujours connecté, la confidentialité est plus importante que jamais, pour lequel vous devriez consulter notre article sur la façon de crypter les e-mails.

Si vous avez d'autres conseils et astuces Outlook à ajouter, ou si vous pensez que nous avons manqué une fonctionnalité essentielle, assurez-vous de nous le faire savoir dans la section commentaires ci-dessous.